동료들이 이야기한다. "오늘 하루 종일 회의만 8개 했는데, 정작 중요한 내 일을 할 새가 없어."

언제나 공감이 가는 말이다. 내 캘린더에도 30분 단위로 빈틈없이 회의가 박혀 있었다. 점심시간? 여러 나라 동료들이 시차를 고려해 잡은거라 점심시간도 없이 할때가 많았다. 조직에서 올라갈수록 상황은 더 심해진다. 사장님은 15분 단위로 사람들이 줄 서서 방에 들어간다. 마치 병원 진료실 같다.

그런데 이상하다. 회의를 이렇게 많이 하는데 왜 일은 이렇게 느리게 진행이 되지?

원래 취지는 좋았다.

혼자 생각하는 것보다 여러 사람의 의견을 모으면 더 나은 결론을 얻을 수 있다. 조직이 작을 때는 내 팀에서 다 처리하면 되지만, 회사가 커지면 여러 부서로 나뉘어져 있어서 관련된 팀들이 모여 정보를 공유하고 조율해야 한다.

다양한 배경과 경험을 가진 사람들이 모여 각자의 관점을 나누고, 더 좋은 방향을 찾는 것. 이론상으로는 완벽하다.

하지만 현실은?

회의 전날 밤 11시

"내일 오전 10시 회의 자료입니다."

이메일을 받는다. 주최 측이 미팅 관련 자료를 막판까지 고치다가 전날 밤이 지나기 바로 전에 보낸다. 참석자들은? 당연히 출근 후에 이메일이 왔다는 것만 확인하고 읽어볼 시간 없이 회의실에 들어가서 처음 자료를 본다.

미리 자료를 공유해도 읽고 오는 사람이 20%가 될까 말까하다. 내가 초대한 미팅이 아니니 초대한 사람들이 알아서 설명해야지 하는 마음으로 논의 배경에 대해 생각해보지도 않고 그냥 온다. 그러니 회의 시간의 30%, 심할때는 절반 가량이 "이게 뭐였죠?" "그게 왜 필요한데요?"라는 질문에 답하는 데 쓰인다.

아마존에서는 이 문제를 좀 다르게 해결한다. 회의 시작하면 파워포인트 발표를 보는 대신, 모두가 조용히 6페이지짜리 문서를 15-30분간 읽는다. 그 자리에서. 문서에 질문을 달고, 댓글을 쓰고, 주최자가 타이머를 보고 있다가 알려주면 나머지 시간 동안 댓글로 답하지 못했던 내용과 추가 논의할 중요 내용을 말로 토론한다. 적어도 모두가 같은 정보를 가지고 회의를 시작한다.

회의 중

20명이 회의실에 들어왔다. 실제로 말하는 사람은? 다섯 명.

질문을 하라고 해도 조용하고 논의에 참여도 안하는 사람들은 회의에 왜 온걸까. "회의록만으로는 알 수 없는 분위기"를 느끼기 위해서란다. 그래서 중요 회의에는 꼭 불러달라고 평소에 관리한다. 사공이 많아서 참석자수를 줄이면 왜 자기는 빠뜨렸냐고 난리친다. 발언은 안 해도 참석은 해야 한단다.

그럼 왜 발언을 안 하는걸까.

결정권자 눈치를 본다. "좋은 답"이 이미 정해져 있다고 생각하고 내가 틀리면 어떡하나 걱정한다. 괜히 설익은 아이디어 말했다가 윗분들에게 점수 깎일까 봐 중간만 간다.

평판이 중요한 조직일수록 이런 현상이 심하다. 커리어를 위해 사람들 간 관계를 해치지 않으려 노력한다. 비판적 사고로 잘못된 점을 짚어야 하는데, 나중에 우리가 '공격'받을수도 있으므로, 이상한 이야기도 "좋네요"라고 맞장구친다.

이게 가능하려면 명석한 사고력, 사안과 감정을 분리할 수 있는 성숙함, 이를 뒷받침하는 조직 문화가 필요하다. 동시에 다 갖추기는 쉽지 않은 것들이다.

결론? "더 논의해보고 다음 회의 때 결정하죠."

회의 후

시니어들은 중요한 논의에 집중했다. 회의록 정리는 막내에게 맡겼다. 막내는 열심히 받아 적었는데 가장 중요하지만 시니어들만 느끼는 미묘한 뉘앙스와 맥락은 몰라서 빠뜨렸다. 회의록이 공유되었다. 시니어는 제일 바쁜 사람이라 올바로 정리가 되었는지 확인할 시간이 없다. '알아서 잘 정리했겠지'라고 생각하고 넘어간다.

그런데 사람들은 같은 회의를 다르게 이해한다. 관점이 다르고, 때로는 자기에게 유리하게 해석한다.

"어? 회의록이 이상하게 정리되었네? 우리 팀 생각과 다른데?"

회의록 작성자에게 다시 연락한다. 담당자끼리 이야기하고, 각자 조직의 팀장과 임원에게 다시 보고하고 피드백 받아 실무자끼리 맞춘다. 엄청난 시간이 또 소모된다. 임원들끼리 만나서 담판을 짓는 경우도 있지만 조직간의 협조가 안 될까봐 최대한 외교적으로 논의하고 실무자들만 어떻게 정리해야 하나 노심초사하는 경우도 많다.

회의에서 정해진 다음 단계는? 각자 자기 일이 바빠서 까먹는다. 주최측에서 잘 챙기지 않으면 follow-up이 안된다. 회의의 목적과 관련된 어젠다가 제대로 처리되기 위해 할 일을 신경써서 하는 사람들도 있지만, '숙제했다'는 정도로만 해치우는 사람들도 많다.

이제 Fathom, Notion, Otter 같은 도구들이 회의를 녹음하고, 자동으로 받아 적고, 요약하고, 중요 포인트와 다음 단계까지 정리해준다.

예전에는 회장님이나 사장님 회의에 몇 명, 심지어 몇 개의 조직들이 동원되어 모든 회의를 녹음하고 정리했다. 정리하는 사람의 편향을 막기 위해 정리본, full script를 같이 공유했다. 이제 AI가 그 일을 사람보다 더 완벽하게 한다. 그 일 하던 사람들 자리는? 없어진다.

하지만 중요한 질문은 이거다.

AI가 회의를 녹음하고 정리해주면, 회의의 본질적 문제가 해결될까?

내 생각엔 일부는 해결되고, 일부는 여전히 우리 몫이다.

몇 시간 걸려 녹음을 듣고 정리하던 회의록 작성의 고통은 사라진다. 정리하는 사람이 내용을 다 몰라 중요 포인트를 놓치는 문제는 줄어든다. 다음 단계 추적도 AI가 정확히 리마인드해준다.

하지만 준비 없이 오는 사람들은 여전히 있을 것이다. 눈치 보며 발언 안 하는 문화도 그대로일 것이다. 결정을 회피하는 리더십도 변하지 않는다.

AI가 행정적인 일, 프로세스를 챙기는 일을 맡아주면, 우리는 진짜 중요한 '생각하는' 일에 집중할 수 있다.

우리는 왜 이 회의를 하는가, 그리고 꼭 만나서 이야기해야 하나. 무엇이 핵심이고 어떤 것을 어떻게 결정하면 되는가. 누가 무엇을 실행하면 되는가. 결정한대로 실행하면 원래 목적을 달성할 수 있나.

AI를 비롯한 기술이 아무리 발전해도 조직에서 어떻게 적용하느냐에 따라 효과가 완전히 달라진다.

결정권자 눈치를 보는 문제는 AI 시대에는 해결이 될까?

잘 모르겠다. 하지만 이건 확실하다. AI가 회의록을 완벽하게 정리해주면, "내가 그렇게 말했나요?" 같은 논쟁은 줄어들 것이다. 녹음과 transcript가 다 있으니까. AI가 과거의 발언과 실행 과정, 결과까지 기록하고 분석해서 과거에 누가 좋은 아이디어를 냈고 결정을 했는지를 추적하게 된다면, ROI 계산처럼 어떤 사람의 프로젝트를 더 밀어줄건지도 어느 정도까지는 결정할 수 있지 않을까.

올해 안에 많은 조직들에서 AI가 회의록을 작성해서 공유하게 될거라 생각한다. 누가 무슨 말을 했는지 자동 기록이 되면 사람들은 자신의 아이디어와 발언의 수준에 더 신경을 쓰게 될것이고, 회의와 일의 기여도가 더 드러나면서 젊은 세대들이 더 자신있게 목소리를 낼 수 있지 않을까 기대한다.

우리는 곧 중요하지 않은 가짜 일에서 벗어나게 될 것이다. 정말 중요한 것에 집중할 수 있게 되면서 직장에서의 일이 더 재미있어질거라 생각한다.

조직의 방향을 생각하고, 어떻게 더 나은 가치를 만들 것인지 고민하는 것.

이게 우리가 AI 시대에 해야 할 진짜 일이다.

A colleague vented the other day: "I had eight meetings today. When was I supposed to do my actual work?"

I felt that. My calendar used to be wall-to-wall 30-minute blocks. Lunch? With colleagues across time zones, we'd often skip it entirely. The higher you climb, the worse it gets. The CEO's calendar runs on 15-minute increments—people literally queue up outside the office like it's a doctor's clinic.

Here's what puzzles me though. We have all these meetings, so why does everything move so slowly?

The original idea was sound.

Multiple perspectives beat solo thinking. Better conclusions come from diverse input. When companies are small, your team handles everything. But as organizations grow and specialize, you need people from different departments to align, share information, and coordinate.

Bringing together people with varied backgrounds and experiences to share perspectives and find better solutions—in theory, it's perfect.

Reality?

The Night Before, 11 PM

"Here are the materials for tomorrow's 10 AM meeting."

The email arrives. The organizers were tweaking slides until the last minute. Attendees? They see the email after getting to work the next morning, walk into the conference room, and see the deck for the first time.

Even when materials go out early, maybe 20% actually read them. People show up thinking "Not my meeting, the organizers will explain everything" without considering the context. So 30% of the meeting—sometimes half—gets burned answering "Wait, what was this about?" and "Why do we need this?"

Amazon handles this differently. Instead of PowerPoint presentations, everyone silently reads a six-page memo for 15-30 minutes at the start of the meeting. Right there. They add questions, leave comments, and when the organizer signals time's up, the remaining time goes to discussing what the comments didn't cover. At least everyone starts with the same information.

During the Meeting

Twenty people in the room. Actually speaking? Five.

Why do the silent ones even show up? "To feel the vibe you can't get from meeting notes," they say. So they lobby to be included in important meetings. Cut the attendee list and people complain about being excluded. They don't speak, but they need to be there.

Why the silence?

They're reading the decision-maker. They think the "right answer" already exists and worry about being wrong. They play it safe rather than risk looking bad with half-baked ideas.

The more reputation-conscious the organization, the worse this gets. People protect their careers by not rocking the boat. Critical thinking should call out flaws, but since we might get "attacked" later, we nod along to questionable ideas with "Sounds good."

Making this work requires sharp thinking, the maturity to separate issues from emotions, and organizational culture to support it. Getting all three simultaneously? Not easy.

The conclusion? "Let's discuss more and decide next meeting."

After the Meeting

Senior people focused on the discussion. They delegated note-taking to the junior person. The junior person dutifully captured everything but missed the subtle nuances and context only the seniors understood. Notes went out. The senior leader, being the busiest person, has no time to review. "I'm sure they got it right."

But people interpret the same meeting differently. Different perspectives, and sometimes self-serving interpretations.

"Wait, these notes are wrong. That's not what our team thinks."

They contact the note-taker. Individual contributors hash it out, report back to their team leads and executives, get feedback, and try to align. Hours burn. Sometimes executives meet to settle it, but often they tiptoe around diplomatically to preserve cross-team relationships while the ICs stress over how to document everything.

The action items from the meeting? People forget because they're swamped with their own work. Without the organizer following up, nothing happens. Some people diligently work the agenda items, but many just check the box.

Tools like Fathom, Notion, and Otter now record meetings, auto-transcribe, summarize, extract key points, and track next steps.

We used to dedicate multiple people—sometimes entire teams—to record and document executive meetings. To prevent bias, we'd share both summaries and full transcripts. Now AI does this better than humans. Those jobs? Gone.

But here's the real question:

If AI records and documents meetings perfectly, does that fix the fundamental problems?

My take: Some yes, some no.

The hours spent listening to recordings and writing notes disappear. Missing important points because the note-taker didn't understand everything becomes less common. AI accurately tracks and reminds about next steps.

But people will still show up unprepared. The culture of not speaking up won't change. Leadership that avoids decisions stays the same.

If AI handles administrative work and process management, we can focus on actual thinking.

Why are we having this meeting—do we actually need to meet? What's the core issue and how do we decide? Who executes what? Will executing as decided achieve our original goal?

No matter how advanced the technology, effectiveness depends entirely on how organizations apply it.

Will AI solve the problem of people not speaking up around decision-makers?

I'm not sure. But this I know: when AI perfectly documents everything, arguments about "Did I really say that?" will decrease. The recording and transcript don't lie. If AI tracks past statements, execution, and outcomes to show who contributed good ideas and decisions, maybe we can make data-driven calls about which projects to support—like calculating ROI.

I think many organizations will use AI for meeting notes this year. When who said what gets auto-recorded, people will care more about the quality of their ideas and contributions. As meeting and work contributions become more visible, maybe younger people will feel more confident speaking up.

We'll soon escape fake work that doesn't matter. When we can focus on what's actually important, work might become more enjoyable.

Thinking about organizational direction. Figuring out how to create better value.

That's the real work in the AI era.